Politique de confidentialité

Article 1. Dispositions légales

Vos données à caractère personnel sont traitées par le CHU UCL Namur conformément au Règlement UE n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/48/CE (ci-dessous : le « RGPD »), et à ses lois et arrêtés d’exécution.

Le CHU UCL Namur traite vos données personnelles en vertu de l’une des bases suivantes :

  • Le contrat qui nous lie si vous vous êtes inscrit directement et personnellement à l’évènement ;
  • Le consentement que vous avez dû donner à votre employeur ou votre école ; ou l’exécution de votre contrat de travail envers votre employeur ou du contrat avec votre école inhérent à votre cursus scolaire

Article 2. À quels traitements de données s’appliquent les règles de cette convention ?

Les données à caractère personnel que vous communiquez lorsque vous vous inscrivez à un évènement sont traitées par le responsable de traitement, le Centre Hospitalier Universitaire Dinant Godinne Sainte-Elisabeth – UCL – Namur (ci-après dénommé CHU UCL Namur) dont le siège social est établi à 5530 Yvoir, avenue Dr G. Thérasse 1.

Article 3. Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?

Nous traitons les données vous concernant suivantes :

Nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, n° de téléphone, service, fonction, institution, centres d’intérêt professionnel, évaluation de la formation, l’année de naissance le cas échéant, n° INAMI le cas échéant, n° NISS le cas échéant.

Le CHU UCL Namur a pris toutes les mesures nécessaires afin de préserver la confidentialité de vos données à caractère personnel et afin de se prémunir contre tout accès non autorisé, toute mauvaise utilisation, modification ou suppression de celles-ci.

Article 4. Dans quel but sont traitées vos données à caractère personnel ?

Vos donnée s à caractère personnel sont récoltées soit directement auprès de vous-même, soit par l’intermédiaire de votre employeur ou de votre école, et sont traitées pour les finalités suivantes :

  • Gestion du fichier des personnes :
    •  Traitement effectués pour établir et tenir à jour les bases de données – en particulier les données d’identification – relatives à toute personne physique s’étant inscrite à l’un de nos évènements.
    • Ces traitements sont nécessaires pour informer les participants sur l’organisation de prochaines activités de ce type.
  • Gestion logistique et organisationnelle
  • Finalité statistique

Vos données à caractère personnel sont exclusivement traitées par les employés administratifs du CHU UCL Namur dédiés à la gestion des activités reprises ci-dessus.Le responsable de traitement peut transmettre vos données à caractère personnel aux destinataires suivants :

  • Aux formateurs consultants externes aux fins d’organiser l’activité et dispenser leurs savoirs de manière adaptée aux catégories de personnes inscrites ;
  • Aux autorités compétentes lorsque le Responsable de traitement a l’obligation de transmettre certaines catégories de données.

Article 5. Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Le CHU UCL Namur est juridiquement responsable de traitement de vos données à caractère personnel.

Le CHU UCL Namur fait appel à des sous-traitants dans le cadre de traitements décentralisés de données. Ceux-ci sont soumis à l’obligation de confidentialité et agissent sur instruction du CHU UCL Namur pour le compte du CHU UCL Namur.

Le CHU UCL Namur ne transfère pas vos données à des tiers situés en dehors de l’Union Européenne.

Le CHU UCL Namur s’engage, dans ce cadre, à mettre en œuvre une politique et des mesures de sécurité appropriées en matière de protection des données.

Article 6. Par qui sont gérées vos données à caractère personnel ?

Vos données personnelles sont, dans ce cadre, traitées par le personnel administratif dûment habilité au sein du CHU UCL Namur (cellule formation du département RH, unité de support scientifique, responsables hiérarchiques).

Article 7. Pourquoi devez-vous fournir ces données personnelles ? Quelle en est la nécessité ?

Les données à caractère personnel que le CHU UCL Namur demande de fournir sont nécessaires à l’exécution de la formation/du colloque. Ne pas fournir ces données revient à une non-inscription au colloque/à la formation puisque le CHU UCL Namur serait dans l’impossibilité d’organiser cet évènement.

Article 8. Comment sont sécurisées vos données à caractère personnel ?

Toutes les mesures nécessaires sont prises afin d’améliorer l’exactitude et la complétude des données enregistrées. De même, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires sont prises afin de sécuriser les fichiers des patients contre la perte ou l’endommagement des données et contre toute consultation non autorisées, la modification ou la communication des données, telles que, notamment, la pseudonymisation et les procédures de test, d’évaluation et de contrôle de l’efficacité des mesures de sécurité. Les programmes informatisés sont équipés d’un contrôle d’accès (a priori) et une liste des identifications d’accès est conservée (a posteriori).

Des tests d’intrusion sont réalisés régulièrement afin de vérifier le niveau de sécurité de notre système d’information.

Les principales méthodes de sécurisation utilisées sont les suivantes :

  • Backup sur support magnétique (disques ou bandes) stockés dans un bâtiment extérieur aux salles informatiques.
  • Conservation sur système d’archivage sécurisé.
  • Stockage sur SAN (Storage Area Network) ou NAS (Network Attached Storage) répliqué entre deux salles distantes.

De plus, les mesures de sécurisation physiques des lieux où se trouvent les données sauvegardées sont prises (locaux identifiés et protégés, accès limité, dispositifs de prévention de traitement des dangers physiques tels que les incendies, dégâts de eaux, etc.).

Article 9. Combien de temps sont conservées vos données à caractère personnel ?

Le CHU UCL Namur conserve vos données à caractère personnel collectées relatives à votre inscription pendant 10 ans. Vos données à caractère personnel sont conservées dans une base de données du CHU UCL Namur. Le CHU UCL Namur est l’unique propriétaire de cette base de données et de l’infrastructure sur laquelle cette dernière est hébergée.

Article 10. Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel ?

En tant que personne concernées, vous disposez des droits suivants, sous certaines conditions :

  • De faire rectifier et, le cas échéant, faire compléter vos données à caractère personnel qui sont inexactes ou incomplètes ;
  • De faire effacer vos données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
  • De faire limiter le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances ;
  • De vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel fondé sur les intérêts légitime du responsable de traitement. Le CHU UCL Namur ne traite plus les données à caractère personnel, à moins qu’il ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et droits et ;
  • De vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, y compris le profilage effectué à des fins de marketing direct ;
  • De recevoir vos données à caractère personnel que vous avez fournies au CHU UCL Namur, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ; de transmettre ces données à un autre responsable de traitement lorsque (i) le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou pour les besoins de l’exécution d’un contrat et (ii) le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés ; et d’obtenir que ses données à caractère personnel soient transmises directement d’un responsable de traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible ;
  • De retirer votre consentement à tout moment, sans préjudice des traitements effectués de manière licite avant le retrait de celui-ci, lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement.

Il vous est possible de contacter le CHU UCL Namur pour exercer vos droits par courrier postal ou par courrier électronique, accompagné d’une copie recto-verso de votre carte d’identité à l’adresse suivante : CHU UCL Namur – à l’attention Délégué à la Protection des Données – avenue Dr G. Thérasse 1 – 5530 Yvoir ou dpo@chuuclnamur.uclouvain.be

Le CHU UCL Namur traitera les demandes dans les délais prévus par la loi. Sauf demande manifestement infondée ou excessive, aucun paiement ne sera exigé pour le traitement de vos demandes.

Si vous estimez que le CHU UCL Namur ne respecte pas la règlementation en la matière, vous êtes invité à contacter en priorité le CHU UCL Namur.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données personnelles à l’adresse suivante : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du Tribunal de Première Instance de son domicile.

Article 11. Comment sont gérées les éventuelles violations de données ?

Toute personne constatant une violation, une fuite ou une perte de données à caractère personnel doit en avertir le CHU UCL Namur par l’intermédiaire du délégué à la protection des données désigné en son sein, le plus rapidement possible et en fournissant le maximum d’informations.

Le CHU UCL Namur prendra ensuite les dispositions requises :

  • Instruction, évaluation et suivi de l’incident
  • Prises de mesures devant remédier à la fuite de données ; prévenir ou réduire les conséquences de l’incident
  • Notification à l’Autorité de Protection des données le cas échéant
  • Communication aux personnes concernées les cas échéant
  • Prendre les mesures nécessaires permettant de prévenir les incidents à l’avenir

Article 12. Vous avez encore des questions ?

Nous vous invitons à prendre contact avec le délégué à la protection des données (DPO) désigné au sein du CHU UCL Namur à l’adresse :

dpo@chuuclnamur.uclouvain.be